Office Manager/-in (m/w/d)
Stellenbeschreibung
Wir sind ein nettes und kollegiales kleines Team, das mit Herzblut und Spaß in der Beauty-Branche arbeitet. 2012 wurde die Parfum-Marke J.F. Schwarzlose Berlin revitalisiert und erschafft seither Kreationen, die wie ein Spiegel für das moderne Berlin funktionieren. Ihre Basis liefern edle Parfumöle in hoher Konzentration in dem stilvollen und reduzierten Design, das J.F. Schwarzlose Berlin kennzeichnet.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Office Manager/-in (m/w/d) für unser Büro in Berlin-Moabit. Das Büro befindet sich direkt gegenüber der Arminius-Markthalle und ist verkehrsgünstig gelegen.
Deine Aufgaben
Du verantwortest das gesamte Office Management inkl. Postbearbeitung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation.
Du stellst eine qualifizierte Bearbeitung von Korrespondenz mit unseren Kunden und Partnern sicher.
Du kommunizierst professionell mit unseren nationalen und internationalen Handelskunden, Distributoren und Lieferanten.
Du bist verantwortlich für die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung von Excel-Übersichten, Preislisten, PowerPoint-Präsentationen sowie Marketingunterlagen (DE/EN).
Du pflegst Produkt- und Kundendaten sowie übernimmst eigenständig die Artikelanlage intern sowie bei Handelspartnern.
Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung (Scannen & Sortieren von Rechnungen, DATEV-Uploads, Erstellung monatlicher Übersichten).
Du vertrittst Dich gegenseitig mit deinen netten Kolleg:innen und unterstützt das Team bei Bedarf.
Du kannst aktiv an der Weiterentwicklung der Marke und neuer Sortimente mitarbeiten und von erfahrenen Kolleg:innen lernen.
Dein Profil
Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Kundenkontakt und in der Parfümerie-/Beauty-Branche
Sicherer Umgang mit MS Office
Präzise, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie hohe Kunden- und Serviceorientierung
Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
Sehr gute Selbstorganisation und die Fähigkeit, gut zu priorisieren
Rahmenbedingungen
Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung
Arbeitsstunden: ca. 20 Stunden pro Woche
Arbeitsplatz: Hybrid: 1–2 Tage/Woche im Büro, sonst remote
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